トップページに「最新情報」と書かれた欄があって、いちばん上の日付が2年前。見た人は、この会社はまだ営業しているのかと少し迷います。更新が止まったお知らせ欄は、何も載っていない欄より損をしているかもしれません。
更新が止まる時は、始める時に決めておくべきことが決まっていないことがよくあります。誰が、どのくらいの間隔で、何を材料に書き、どう撮って、どう確かめてから載せるのか。続かなくなった時にどうするかも、最初に決めておけることの一つです。
止まり方
更新が止まる時は、たいてい静かに止まります。公開したばかりの頃は、担当者も張り切って何本か書きます。そのうち忙しい月が来て一回飛ばし、次の月も飛ばし、気づけば半年。誰も「やめよう」とは言っていないのに、やめたのと同じ状態になります。
原因をたどると、だいたい次のどれかに行き着きます。担当者が決まっていない。決まっていても、書く時間が仕事として認められていない。書くことが思いつかない。写真が無い。載せていいか誰に聞けばいいか分からない。担当者が辞めて、管理画面に入るためのパスワードが分からなくなった、という止まり方もあります。
どれも、書く人の努力で解決する問題ではありません。始める時に社長が決めておくことです。
担当と頻度
担当者は一人に決めます。二人で分担すると、お互いに相手が書くと思って止まります。そのうえで、担当者が休んだ時や辞めた時の代わりをもう一人決め、管理画面に入れるようにしておきます。
頻度は、会社で自然に起きる出来事の数から決めます。毎週のように新しい仕事が納品される会社なら、週に一度でも材料は尽きません。季節の行事や休業の案内くらいしか出来事がない会社なら、月に一度で十分です。材料が無いのに頻度だけ高く決めると、書くことを探す作業が担当者を追い詰めます。
決めた頻度は、担当者の予定表に入れてもらいます。「毎月第一月曜の午前に30分」のように、時間ごと押さえるのが確実です。30分で書けない内容なら、ネタが大きすぎます。実績ページの1本は、お客様に許可を取る時間も含めて、この30分とは別に枠を取ります。
もう一つ、社長の側で決めておくことがあります。更新の時間を、担当者の本来の仕事の一部として認めることです。現場や事務の手が空いた時に書いてね、という頼み方では、手が空く日は来ないまま月末になり、担当者は書けなかったことを気にしながら次の月を迎えることになります。月に一度、社長が公開されたお知らせを見て一言返すだけでも、担当者にとっては続ける理由になります。
ネタの集め方
ネタは、新しく考えるものではありません。すでに起きていることを拾うものです。
- 休業日や営業時間の変更
- 新しい仕事の納品や完成
- 季節ごとの準備（冬に向けた点検、繁忙期の予約の案内など）
- 新しい設備や道具を入れた
- 社員の入社、資格の取得
- 地域の行事への参加
拾うための仕組みは一つで足ります。現場の人が「これはホームページに載せられそう」と思った時点で、写真とひとことを共有の置き場に送る。置き場は、社内のチャットの専用のグループでも、共有フォルダでもかまいません。担当者は、書く日にそこを見て、使えるものを選ぶだけです。現場の人に文章を書かせないのがこつです。ひとことで十分。
集めた材料は、ホームページのお知らせだけに使う必要はありません。Googleビジネスプロフィールの投稿にも同じ写真とひとことが使えます。地図で会社を探した人が最初に見るのはそちらかもしれません。使い方はGoogleビジネスプロフィールの始め方にまとめています。
写真の撮り方
写真は、スマートフォンで撮ったもので足ります。いちばん大事なのは、仕事の前と後を同じ位置から撮ることです。実績ページでいちばん伝わるのは、何がどう変わったかです。前の写真を撮り忘れると、後の写真だけでは変化が分かりません。作業に入る前に一枚、と習慣にしてもらうのがいちばん難しく、いちばん効きます。同じ位置が分かるように、立った場所の目印を一緒に覚えておくと、後の一枚が撮りやすくなります。
ほかは、横長の枠に合わせて横向きで、室内なら窓側や照明の下の明るい所で撮る、くらいで十分です。
人の顔がはっきり写っている写真は、後の確認で使えなくなることがあるので、手元や後ろ姿で撮っておくと使いやすくなります。現場の写真は、共有の置き場には元の大きさのまま入れてもらいます。ホームページに載せる時は、管理画面によっては自動で縮めてくれますが、そうでなければ担当者が横幅を縮めてから載せます。大きいまま載せると、ページの表示が遅くなります。
1本の書き方
お知らせを1本書くのに、長い文章は要りません。次の順に並べれば、30分かからずに書けます。
- 見出しに、何が起きたかを具体的に書く（「年末年始の休業のお知らせ」「外壁の塗り替えが完成しました」）
- 最初の一文で、いつ、何をしたかを書く
- 次に、お客様にとって何が変わるかを書く（予約が取れる日、頼めるようになったこと）
- 写真を1枚か2枚添える
3番目がいちばん抜けやすい部分です。「新しい機械を入れました」だけでは、読んだ人は自分に関係があるのか分かりません。たとえば「これまで2日かかっていた作業が、その日のうちに終わるようになりました」のように、お客様にとっての変化まで書いて、はじめてお客様の話になります。数字を書くなら、実際に測った数字だけにします。
実績ページは、もう少し項目が増えます。お客様が何に困っていたか、何をしたか、どのくらいの期間がかかったか、終わった後に何が変わったか。ここでも、お客様が言っていないことや、確かめていない効果は書きません。「大変喜んでいただきました」のような言葉を足したくなったら、お客様に一言いただけるか聞いてみてください。いただけなければ、書かないほうが信用されます。
載せる前の確認
実績として載せる前に、お客様に許可を取ります。口頭で済ませず、載せる写真と文章を見せて「これで載せてよいか」を聞くのが確実です。名前を出すか出さないか、町名のような場所の分かる言葉を出してよいかも、そこで決めてもらいます。
名前を出さない場合でも、写真の中身は確かめます。表札、車のナンバー、郵便物、机の上の書類、パソコンの画面。現場の写真には、撮った本人が気づかないものが写り込みます。スマートフォンで拡大して、隅まで一度見てください。
社員が写っている写真は、本人に載せてよいかを聞きます。お知らせの文章は、代わりの担当者か社長が一度読んでから公開します。日付や曜日の間違いは、書いた本人には見えにくいものです。
やめる時の畳み方
続けようとしても、どうしても続かない時期はあります。その時に困るのは、古い日付のお知らせがトップページに出続けることです。
続かないと分かったら、日付の出る欄をトップページから外します。会社の案内や営業時間のような大事な情報は、日付の要らない固定のページに移しておきます。お知らせの一覧のページ自体は残しておいてかまいません。トップから入り口が消えれば、古い日付が最初に目に入ることはなくなります。検索から一覧のページに直接来る人もいるので、一覧の先頭に「現在、お知らせの更新をお休みしています」と一行置いておくと親切です。
実績ページも同じです。件数が少ないまま止まるなら、「実績一覧」として独立させず、サービスの紹介の中に写真を何枚か添える形にしても伝わります。
再開する時は、いきなり元の頻度に戻さず、三か月だけ続けてみて、続いたらトップに欄を戻す。この順番なら、また止まっても古い日付が表に出ません。
最初の一歩は、来月の最初の月曜日に担当者と代わりの人の名前を決め、写真を集める置き場を作り、二人とも管理画面に入れるかを試すところまでです。お知らせ欄の作り方からホームページを見直すなら、当社のホームページ制作のページも参考になります。
