「FAX、そろそろやめたいんだけど……取引先が怒りそうで踏み切れない」。大分で中小企業のDX支援をしていると、こうしたご相談をよくいただきます。
結論からお伝えすると、FAXは「ある日いきなり全部やめる」から怒られるのであって、順番さえ踏めば取引先とぶつからずに減らせます。この記事では、業務を止めずにFAXを卒業していく現実的な3ステップと、取引先にそのまま送れる案内文テンプレートをご紹介します。売り込み抜きの一般的なやり方なので、自社だけで進める場合の参考にもしてください。
そもそも、なぜ今「脱FAX」なのか
FAXは長く使われてきた便利な道具です。ただ、続けるほど地味なコストがかかり続けます。一つひとつは小さくても、積み重なると「人手が足りない」の一因になります。
- 用紙・インク・電話回線・複合機のリース代がかかり続ける
- 受け取った紙を仕分け・転記・保管する手間が毎日発生する
- 送信ミス（番号違い）で、社外に情報が流出するリスクがある
- 外出先や在宅では受信を確認できず、対応が遅れてしまう
特に一人や少人数で会社を回している場合ほど、この手間がじわじわ効いてきます。逆に言えば、ここを軽くできれば、その分を本業に使えるということです。
取引先に怒られず廃止する3ステップ
いきなり「今月でFAXをやめます」と伝えるとトラブルになります。おすすめは、相手の手間を増やさない順番で、自社側から静かに進める方法です。
ステップ1：まず「受信」をデータ化する（相手は今まで通りでOK）
最初にやるのは、届いたFAXを紙に印刷せず、データ（PDF）で受け取れるようにすることです。クラウドFAXや、複合機のメール転送機能を使えば、相手はこれまで通りFAXを送るだけ。自社側だけが「紙の仕分け・保管」から解放されます。ここは取引先に一切影響しないので、真っ先に着手できます。
ステップ2：「送信」を少しずつメール・PDFへ切り替える
次に、自社から送る書類を、可能な相手からメール添付（PDF）に切り替えていきます。ポイントは、切り替える前に一本連絡を入れて「今後はメールでもお送りします」と予告すること。相手が「FAXがいい」と言えば無理に変えず、メールで問題ない相手から順に移していきます。急がず、相手のペースに合わせるのがコツです。
ステップ3：主要な取引先と合意して、段階的に移行する
受信と送信の下地ができたら、やり取りの多い主要な取引先に、正式に「FAX→メール」への移行をお願いします。ここで効くのが、次の案内文です。締切を強く切らず「◯月頃から順次」とやわらかく伝えると、相手も身構えません。どうしてもFAXが必要な相手が数社残っても大丈夫。その数社だけクラウドFAXで受け続ければ、複合機やFAX専用回線はいずれ手放せます。
そのまま使える｜取引先への案内文テンプレート
実際に取引先へ送る文面の一例です。自社の名前・時期に置き換えてお使いください。
平素より大変お世話になっております。株式会社◯◯でございます。このたび、書類のやり取りを順次メールへ切り替えさせていただくことになりました。
◯月頃より、これまでFAXでお送りしていた書類を、メール添付（PDF）でお送りする場合がございます。お手数ですが、書類の送付先メールアドレスをご登録いただけますと幸いです。
もちろん、引き続きFAXでのやり取りをご希望の場合は、これまで通り対応いたしますのでご安心ください。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
やりがちな失敗（ここだけ注意）
- 締切を切って一斉に「FAX廃止」を通告する → 反発を招きやすい
- 受信のデータ化を飛ばして送信だけ変える → 結局、紙が減らない
- 相手の都合を無視して、こちらの都合だけで進める → 関係が悪化する
「相手の手間を増やさない」「急がない」——この二つさえ守れば、脱FAXはほとんどの場合スムーズに進みます。
大分で脱FAX・ペーパーレスを相談するなら
正直にお伝えすると、脱FAXは特別な技術がなくても、順番さえ間違えなければ自社だけでも進められます。ただ、「どのクラウドFAXが自社に合うか」「請求書や受発注のやり取りをどう組み替えるか」まで含めて設計すると、途中で止まりにくくなります。株式会社NewBeginningsでは、大分の中小企業向けに、FAXを含む紙業務の棚卸しから、無理のない移行の設計までをお手伝いしています。
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参考・出典
※クラウドサービスの導入がIT導入補助金などの対象になる場合があります。要件・対象は年度やツールによって変わるため、申請前に必ず公式サイトで最新の条件をご確認ください。
