「補助金の問い合わせメール、1日30件。一人事務所だから、全部自分が答えるしかない。本来の書類作成業務に手がつけられん日もある──」
大分で独立3年目、30代男性の行政書士から、こんな話を伺ったのは去年の冬でした。専門は補助金申請と建設業許可。問い合わせの大半は「うちの会社で○○補助金は使えますか？」という基本的な確認。今日は、その方が半年かけて「無料相談メール地獄」から抜け出すまでの物語を、10コマの写真でお届けします。
プロローグ──朝、未読メール30件と着信履歴
朝9時、事務所に着いてPCを起動する前に、スマホでLINE公式アカウントとメールを確認するのが日課。「IT導入補助金、今年も申請できますか？」「建設業許可の申請費用はいくらですか？」「うちの業種で○○補助金は対象になりますか？」。一人事務所だから、すべて自分が答える必要があります。返信を始める前から、午前中の半分が消えていく予感がします。
受信トレイには、今週だけで「IT導入補助金の対象事業者は？」という質問が3社から。回答内容は毎回ほぼ同じだけれど、それぞれの会社の業種や規模に少し触れて、丁寧な文面を書く。1通あたり15〜20分。これだけで午前中の1時間が消えます。「同じ内容なのに、毎回ゼロから書いてる感覚」が日々の疲労に直結していました。
集中ドラフト中、また鳴る問い合わせ電話
受任した有償の許認可申請書類を集中して作成している最中、固定電話が鳴る。「すみません、貴事務所では建設業許可も扱われていますか？」。3分のやりとりで答えられる内容だけれど、電話を切った後に書類作成の集中力が戻るまで10分。これが1日5〜6回繰り返されると、有償案件の生産性が大きく落ちます。
質問の回答に、過去のテンプレートを引きたいシーンも多くあります。受話器を肩で挟んで、キャビネットからファイルを引っ張り出す。手書きで書き加えたメモ、過去の事例集、補助金ごとの要件チェックリスト。アクセスに時間がかかるたびに、お客様を待たせる時間も延びていきます。
夜、有償案件のドラフトをやっと開く
日中は無料の問い合わせ対応で潰れるため、本来の有償受任案件のドラフトは夕方以降にやっと取り掛かれる毎日でした。事務所の照明を1つだけつけて、20時、21時、22時と粘る。「お金になる仕事の時間が、こんなに後回しでいいんだろうか」と、独立3年目の不安が頭をよぎります。
事務所を閉めた後も、家でスマホからメール返信を続ける夜が増えていました。「明日の朝までに返さないと、見込み客が他に流れる」という焦り。でもその日中の問い合わせの8割は、結局ご相談ベースだけで終わって有償受任にはならない。「無料相談で消耗して、有償の時間がない」サイクルに、自分でも気付いていました。
転機──同業の若手から「サイトにチャットボット」を聞く
士業若手会の懇親会の翌日、ランチでご一緒した同世代の30代男性行政書士(他県、独立4年目)が、おもむろにスマホを開きました。「うちサイトにチャットボット置いてさ。基本的なFAQはAIが答えてくれる。問い合わせメールが半分以下に減って、有償の時間が戻った」。それが、私たち株式会社NewBeginningsが開発したAskMateChat（アスクメイトチャット）でした。
その週末の夜、事務所のデスクで、過去3年分の「よく聞かれる質問とその回答」をPDFやWordから引っ張り出して、AskMateChatの管理画面にアップロード。「IT導入補助金の対象要件」「建設業許可の必要書類」「相続関係手続きの流れ」など、テンプレが30近く出てきました。AIが学習して、自然な日本語で回答できるようになるまで、設定は1.5時間ほど。
見込み客の反応──「夜中でも答えてくれて助かる」
導入から2週間後、ある建設業の社長から「先生、夜にあのチャットで補助金の対象要件聞いたら即答えてくれて、本当に助かりました」というご連絡。電話する前に解決した相談が、明らかに増えました。チャットで対応できる基礎質問は AI が、判断が必要な実際の申請相談は私が、と自然に役割分担できるように。AIが断った質問だけが私のところに来るので、有償受任率も上がりました。
導入から半年。問い合わせメールは1日30件 → 8〜10件に。電話の中断は1日5〜6回 → 1〜2回。日中の集中時間に有償案件のドラフトを進められるようになり、夜の残業もほぼなくなりました。空いた時間で、専門性を高めるための研修や、新規分野(電子契約・特定行政書士)の勉強にも投資できるように。「自分の時間を取り戻した」感覚が、独立3年目の手応えになっています。
数字でわかった効果
- 問い合わせメール: 1日30件 → 1日8〜10件 (約7割減)
- 電話の中断回数: 1日5〜6回 → 1日1〜2回
- 夜残業の頻度: 週5回 → 週1回以下
- 有償受任率: 約20% → 約35% (AIが断った質問だけが残るため)
- 研修・新分野学習の時間: 月ほぼゼロ → 月10時間
似た悩みのある方へ
もしあなたが、彼と同じように「無料相談メールに毎日追われて、有償案件の時間がない」状態なら、変えられる方法があります。一人事務所こそ、繰り返しの問い合わせはAIに任せ、判断が必要な相談に集中するのが本来の姿です。それが、私たち株式会社NewBeginningsが開発したAskMateChat（アスクメイトチャット）の考え方です。
詳しい機能やお試しは、AskMateChat公式サイト（https://askmatechat.jp/）からご覧いただけます。「うちの専門分野(補助金/許認可/相続/契約書)で本当に学習できる？」と迷われている方は、無料相談からお気軽にどうぞ。大分の士業事情を知る私たちが、過去FAQの整理から運用設計まで一緒に考えます。
DXは、特別なものじゃない。今の業務の中で「同じことを何度も書いている」「自分でなくても答えられる質問に時間を取られている」部分を、ひとつずつ仕組みに置き換えていくこと。その先に、本来やりたかった専門家としての仕事の時間が戻ってきます。
