株式会社NewBeginningsでは、大分の中小企業向けに「GAS業務改善スターターキット」の無料配布を準備しています。GASとはGoogle Apps Scriptの略で、Googleスプレッドシート、Gmail、Googleドライブなどを自動化できる仕組みです。
ただし、最初に正直にお伝えします。便利そうなGASを全部そのまま無料配布することはしません。LINE配信、勤怠管理、採用日程調整、SNS一括投稿のように、個人情報や誤送信が絡む自動化は、コードだけ渡すと現場で事故につながる可能性があるからです。
今回の方針は、「小さく試せるものは無料で配る。危ないものは個別に設計する」です。便利さだけでなく、現場で安全に使えるかを重視して進めます。
GASは中小企業DXの入口としてかなり使えます
中小企業の現場には、毎日少しずつ時間を奪う作業がたくさんあります。支払期日の確認、取引先フォルダの作成、問い合わせ文の分類、英語メールの要約、日報の集計。1つずつは小さくても、月末になると担当者の負担になります。
こうした作業は、いきなり大きなシステムを入れなくても、Googleスプレッドシートを中心にGASで試せます。大分市の士業事務所なら顧問先フォルダの作成、別府のホテルなら外国語問い合わせの要約、日田の製造業なら未入金チェックなど、業種ごとの小さな業務改善に向いています。
でも、何でも無料コードで配ればいいわけではありません
GASは便利ですが、会社の業務に入れる以上、注意が必要です。たとえばLINE公式アカウントから顧客へメッセージを送る処理は、送信先や文面を間違えると顧客対応の問題になります。採用日程調整のWebアプリは、応募者情報や予約枠の扱いを間違えると個人情報の問題になります。
そのため、NewBeginningsでは無料配布するものを絞ります。自動送信より下書き、公開URLより社内操作、取り返しのつかない変更より確認型の処理。こうした線引きをした上で、まず安全に試せるスターターキットとして配布します。
最初に配るGASスターターキット3本
1. 未入金チェックと督促メール下書き
売上台帳の支払期日とステータスを見て、期限を過ぎた未入金の取引先を検出します。ポイントは、督促メールを自動送信しないことです。Gmailの下書きに止めるため、担当者が入金状況や文面を確認してから送れます。
2. 顧客別Googleドライブフォルダ作成
顧客名と案件名をスプレッドシートに入れて実行すると、案件フォルダ、社内用フォルダ、顧客共有用フォルダを作ります。顧客には共有用フォルダだけを見せる設計にすることで、契約書や社内資料の誤共有を防ぎやすくなります。
3. GeminiによるスプレッドシートAI一括処理
選択したセルの文章をGeminiで要約、分類、翻訳できます。たとえば別府のホテルで、外国人観光客から届いた英語メールを日本語に要約したり、問い合わせを「予約」「キャンセル」「クレーム」に分類したりできます。大量処理時の費用や上書きには注意が必要なので、実務向けの使い方も合わせて説明します。
無料配布ではなく個別相談に回すもの
LINE公式アカウントの自動配信、GPS勤怠、採用日程調整Webアプリ、SNS一括投稿、AIによる採用書類判定などは、便利ですが無料コードをそのまま渡す領域ではありません。顧客情報、従業員情報、応募者情報、外部公開URL、誤送信が絡むため、会社ごとに設計する必要があります。
こうした領域は、ReLimeのようなLINE予約・CRM、AskMate ChatのようなAIチャット、自社専用のWebシステムとして作る方が安全です。GASで小さく試し、うまくいった部分を本番用の仕組みに育てる流れが現実的です。
第2弾で出したい候補
反応が良ければ、第2弾として「IT資産・SaaSコスト監査」「Googleドライブ社外共有スキャン」「Googleマップ口コミ返信案」も準備します。どれも社長や総務担当者が直感的に価値を感じやすいテーマです。
- IT資産・SaaSコスト監査: 使っていない月額サービスや端末を台帳ベースで見つける
- Googleドライブ社外共有スキャン: 社外に共有したままのファイルを確認する
- Googleマップ口コミ返信案: 店舗レビューへの返信文をAIで下書きする
LINE公式で先行案内します
スターターキットは、準備が整い次第LINE公式アカウントで先行案内します。登録時には「経理を効率化したい」「総務・フォルダ管理を整えたい」「AIで問い合わせやメールを処理したい」など、興味のあるテーマを選べるようにする予定です。
無料で小さく試したい方にはGASテンプレートを、LINE予約や顧客管理まで進めたい方にはReLimeを、WebサイトでのAI自動応答を整えたい方にはAskMate Chatをご案内します。自社専用の業務システム開発も相談できます。
配布ページはこちらです。GAS業務改善スターターキットを見る
まとめ
GASは、中小企業がDXを始める入口としてとても有効です。しかし、便利なコードを大量に配ることが目的ではありません。現場で使えること、事故らないこと、次の改善につながることが大事です。
まずは安全に試しやすい3本から配布します。大分の中小企業が、コストを抑えながら業務改善の第一歩を踏み出せるよう、NewBeginningsが実務目線で整えていきます。
