電話と問い合わせメールに追われる毎日から──大分の税理士が「同じ質問」を3割に減らした半年

「電話が鳴り止まんから、確定申告の作業がまったく進まんのよ──」

大分で先代から事務所を継いで20年の50代税理士の方から、こんな話を伺ったのは去年の春でした。顧問先70社、繁忙期はパンク寸前。今日は、その方が半年かけて「単純問い合わせ地獄」から抜け出すまでの物語を、10コマの写真でお届けします。

プロローグ──朝一番、留守電10件と未読メール30件

朝8時半、事務所に着いてコートも脱がないうちに、固定電話の留守電インジケータと、PCのメール受信トレイをまず確認するのが日課です。「電子帳簿保存法って今年から強制？」「年末調整の用紙、いつ送ってもらえる？」「経費これ何費で計上？」──顧問先からの単純な質問が、毎朝積み上がっています。

受信トレイを開くと、A社・B社・C社から「インボイス登録、まだ間に合いますか？」と全く同じ趣旨の質問。回答内容は毎回ほぼ同じ。それでも一通ずつ、相手の社名・状況に合わせて丁寧に書き直す。気がつけば、午前中の半分が「同じ質問への返信コピペ」で消えています。

本業の手が止まる──電話、書類探し、また電話

集中して確定申告の数字を組み立てていると、固定電話が鳴る。「先生、すみません、源泉徴収票の見方を教えてください」。15秒で答えられる質問だけれど、電話を切るまでに5分。さっきまでの集中力はもう戻らない。これが1日に5回、6回と繰り返されます。

質問内容によっては、過去に似た案件で書いた回答テンプレートを使いたい。が、それはキャビネットに眠るバインダーの中。受話器を肩で挟みながら、ファイルをめくって探す数分間。お客様を待たせている間、自分も焦り、ミスも増える。

夜遅くまで残る本業、家族との時間も削れていく

昼間は問い合わせ対応で潰れるため、本来やるべき「明日の経営相談の資料準備」「決算書のレビュー」は夜にずれ込みます。事務所の電気を1灯だけつけて、22時まで残る日が週に3回。それでも翌朝の留守電がまた積み上がっていることを思うと、気が重い。

家に帰っても、スマホに転送された顧問先の番号が鳴る。「先生、すみません、夜分に。明日の支払いのことで急ぎで…」。夕飯を中座すると、向かいに座る妻は何も言わずに微笑むけれど、その目はもう何度も同じ場面を見てきた目です。

転機──同業の先輩から聞いた「サイトに置くチャットボット」

月一の士業会の二次会、居酒屋で。隣に座った先輩(60代の税理士)が、おもむろにスマホを取り出して見せてきました。「うちの事務所サイト、これ置いてから電話が3割減ったぞ。AIが過去のFAQを学習して、24時間答えてくれる」。それが、私たちの自社サービス AskMateChat (アスクメイトチャット)でした。

その週末、過去5年分の「よく聞かれる質問とその回答」をPDFとExcelから引っ張り出して、管理画面にアップロード。「年末調整の流れ」「インボイス制度の概要」「電子帳簿保存法のポイント」「経費の判断基準」──思い出すだけでも30個近く出てきました。AIが学習して、自然な日本語で答えてくれるようになるまで、設定は1時間ほど。

顧問先の反応──「夜中でも答えてもらえるから助かる」

導入から2週間後、顧問先の小さな町工場の社長から「先生、あのチャットいいですね。土曜の夜にインボイスの登録番号のこと聞いたら、すぐ答えてくれて」とのお礼。電話してくる前に解決したパターンが、明らかに増えてきました。チャットで対応できる質問は AI が、判断が必要な税務相談は私が、と自然に役割分担。

導入から半年。単純問い合わせの電話・メールは7割減。1日に5〜6回鳴っていた電話が、1〜2回に。回答コピペで消えていた午前中が、本来の決算レビューや経営助言の時間に戻りました。月にして約20時間の集中時間が、本業に。新規の顧問先を2社受けられるくらいの余裕も生まれています。

数字でわかった効果

• 単純問い合わせの電話: 1日5〜6件 → 1〜2件 (約7割減)
• メール返信時間: 1日約90分 → 1日約20分 (月20時間の集中時間)
• 夜残業の頻度: 週3回 → 週1回
• 顧問先からの「夜分すみません」電話: ほぼゼロ (チャットで自己解決)
• 受託新規顧問先: 半年で +2社 (時間に余裕ができたため)

似た悩みのある方へ

もしあなたが、彼と同じように「電話と単純問い合わせメールに毎日追われて、本業の手が止まっている」状態なら、変えられる方法があります。AIに質問を全部任せる必要はありません。判断が必要な相談は専門家が、よくある質問はAIが──そう役割分担するだけで、思った以上に時間は戻ってきます。それが、私たち株式会社NewBeginningsが開発したAskMateChat（アスクメイトチャット）の考え方です。

詳しい機能やお試しは、AskMateChat公式サイト（https://askmatechat.jp/）からご覧いただけます。「うちの事務所のFAQで本当に学習できる？」と迷われている方は、無料相談からお気軽にどうぞ。大分の士業事情を知る私たちが、過去FAQの整理から運用設計まで一緒に考えます。

DXは、特別なものじゃない。今の業務の中で「同じことを何度も繰り返している」部分を、ひとつずつ仕組みに置き換えていくこと。その先に、本来やりたかった専門家としての仕事の時間が戻ってきます。

大分でDX導入・業務改善をお考えなら、株式会社NewBeginningsにご相談ください。大分県の中小企業に特化したDX支援を行っており、現状のヒアリングから課題整理、ツール選定、補助金活用まで一貫してサポートしています。具体的なパッケージ内容・料金は 大分のDX推進・AI導入支援パッケージ のページをご覧ください。DXの全体像をマンガでサクッと掴みたい方は マンガでわかる！ほんとのDX（全8話） もどうぞ。1話3分で読めます。「何から始めればいいかわからない」という段階でも大丈夫です。