「Excelもう限界やわ。職人とのLINE、現場ごとに分かれちょって、何が今どこの現場の話か分からんなる──」
大分で先代から工務店を継いで5年の40代社長から、こんな話を伺ったのは去年の秋でした。同時進行する現場が常に10〜15件、職人は5名、顧客は当然みんな別の人。今日は、その方が半年かけて「Excel・LINE・電話地獄」から抜け出すまでの物語を、10コマの写真でお届けします。
プロローグ──夜の事務所、3冊のノートと止まらないLINE
夜10時、職人が帰った後の事務所。今日も社長業に切り替わるのはこの時間からです。机の上には3冊の現場ノート、ノートPCにはExcelの工程管理表、スマホには現場ごとに作ったLINEグループが12個。同じ案件の情報があちこちに散らばっていて、「あれ、A様邸の追加工事ってどこに書いたっけ」が毎晩のように発生します。
翌朝の現場で、若い大工さんから「親方、頼んでた断熱材、今日入る予定じゃなかったですか」。LINEを遡ると、確かに2週間前のグループでそう書いてある。でも発注は別のメモ帳に手書きで控えてあり、実は来週着の発注だった──情報が分散していると、こういう「言った言わない」「書いた書いてない」が、現場の信用を少しずつ削ります。
見積・原価・進捗、全部Excelで突き合わせる夜
工程管理は、自作のExcel。シートごとに現場、行ごとに作業、列ごとに日付。色分けで進捗を追っているけれど、現場が10件を超えてからは限界。「明日どの現場に誰を入れるか」「先週の仕入れ伝票はどの現場に紐づくか」を集計するのに、毎週末、半日かかります。
完成した現場で施主の方とお話していると、「あの追加工事のお見積もり、結局いくらになりました？」。すぐに答えたいけれど、その情報は事務所のExcelにしかなく、しかも昨日見たのと最新が違うかもしれない。「すみません、戻ってから確認してご連絡します」と言うたびに、ほんの少し信用を返している気がしました。
職人さんも困っている──情報が「親方の頭」にしかない
ある日のお昼、定食屋に立ち寄ったら職人さん3人が集まっていました。話しかけると、A様邸の進捗について3人が3人とも違うことを言う。「親方からこう聞いた」「LINEではこう書いてあった」「先週現場でこう言ってた」。情報が「親方の頭」に依存している限り、職人さんも自信を持って動けません。
一番こたえるのは、夜の転記作業。日中、現場で手書きしたメモを、夜事務所に戻ってExcelに打ち直す。LINEで送られてきた写真を、また別フォルダに振り分ける。これを毎日繰り返して、本来の経営──新規受注や、職人の育成、将来の店舗展開──に頭を使う時間が、ほぼゼロになっていました。
転機──同業の経営者から「自社にぴったりのアプリを作る」話を聞く
商工会の集まりの帰り道、別業種(板金加工)の40代経営者と寄ったカフェで聞いた話が転機でした。「うち、自分たちの仕事の流れに合わせたアプリ作ってもらってさ。kintoneとかパッケージじゃなくて、ゼロから自社用に。月の管理時間が3分の1になった」。図を描きながら、案件・工程・原価・写真・施主とのやりとりが「1画面に全部ある」状態を説明してくれました。
そこからNewBeginningsさんに相談して、要件のヒアリング・業務フロー整理・画面設計・開発・現場テスト、と段階を踏んで進みました。ポイントは「うちの工務店の仕事の流れに合わせて作る」こと。汎用パッケージではなく、案件カードの中身も、工程ステータスも、原価集計の単位も、自分たちの言葉で設計しました。
職人さんの反応──「現場で必要な情報が、スマホで全部見える」
導入から2週間、職人さんがランチ前に「親方、これいいですね」と。スマホで今日の現場カードを開けば、施主との過去のやりとり、図面、追加工事の内容、必要な材料、すべて1画面に。「LINE見直して、Excel開いて、親方に電話して」が消えました。情報が共有されると、職人さんは自分で判断して動けるようになります。
導入から半年。事務所での夜業は週3回 → 月2〜3回に。Excelとの突き合わせ作業がなくなり、新しい案件のヒアリングや、職人の育成、若手の採用に頭を使えるようになりました。何より、施主の前でその場で「いまの追加工事、こちらの金額になりますね」と即答できる──地域の工務店の信用は、結局そういう小さな積み重ねでできています。
数字でわかった効果
- 事務所での夜業: 週3〜4回 → 月2〜3回 (約7割減)
- 現場ごとの状況把握にかかる時間: 1現場20〜30分 → 1現場2〜3分
- 「言った/言わない」トラブル: 月数件 → ゼロ (やりとりがアプリ内に履歴で残る)
- 原価集計の集計時間: 月末半日 → ボタン1つで即時
- 若手職人の自走可能性: 親方への確認電話が約半減
似た悩みのある方へ
もしあなたが、彼と同じように「Excel・LINE・電話・手書きノートで現場を回している」状態なら、変えられる方法があります。kintoneや既製パッケージで合わなかった経験があるなら、なおさら。「自分たちの仕事のやり方」を変えるのではなく、「仕事のやり方に合うアプリ」を作る選択肢があります。それが、私たち株式会社NewBeginningsが提供するカスタム業務アプリ開発の考え方です。
具体的な事例や費用感は、Webアプリ開発のご紹介ページからご覧いただけます。「うちの現場の流れにそもそも合うのか」と迷われている方は、無料相談からお気軽にどうぞ。大分の工務店・建設業の現場感を知る私たちが、業務フローの整理から運用の定着までご一緒します。
DXは、特別なものじゃない。今の現場で「同じことを何度も書き直している」「情報があちこちにある」と感じている部分を、ひとつずつ仕組みに置き換えていくこと。その先に、本来やりたかった経営者としての仕事の時間が戻ってきます。
